Jednym ze sposobów na przestrzeni lat okazały się Systemy Zarządzania oparte na normach ISO.W tym artykule sprawdzimy co zrobić aby systemy te spełniły nasze oczekiwania i dlaczego zrozumienie kultury firmy ma kluczowe znaczenie dla skutecznego wdrożenia norm ISO.
Co mówi ISO o kulturze organizacyjnej?
Jednym z podstawowych wymagań norm jest „Zrozumienie organizacji i jej kontekstu”. Norma ISO 9001 wskazuje, żeorganizacja powinna określić czynniki zewnętrzne i wewnętrzne, które mogą mieć wpływ - pozytywny lub negatywny - na zdolność organizacji do osiągnięcia zamierzonych wyników.
Do czynników zewnętrznych możemy zaliczyć naszą konkurencje, zmieniające się przepisy prawa, nowoczesne technologie itp.
Czynniki wewnętrzne z kolei zwykle obejmują wartości, kulturę i wiedzę organizacji oraz wewnętrzne wymagania dotyczące efektów działalności.
Zrozumienie kontekstu jest niezbędne do zapewnienia podstaw do określenia kluczowych elementów systemu, takich jak zakres systemu zarządzania jakością, polityka, opis procesów, ryzyka i szanse.
Niestety w dalszym ciągu zrozumienie tego wymagania w całym jego zakresie przysparza wiele problemów.
Kontekst organizacji w ISO 9004:2018
Posłużmy się więc Normą ISO 9004: 2018 ( Zarządzanie jakością -- Jakość organizacji -- Wytyczne osiągnięcia trwałego sukcesu ) aby móc bardziej obrazowo przedstawić ów kontekst organizacji.
Dokument ten zawiera wytyczne dla organizacji w celu osiągnięcia trwałego sukcesu, w odniesieniu do zasad zarządzania jakością opisanych w normie ISO 9000:2015.
Misja, wizja, wartości i kultura są współzależne, a relacje między nimi uznawane są za dynamiczne.
Dlatego prócz określenia misji i wizji ważnym aspektem jest zdefiniowanie kultury organizacyjnej.
Zgodnie z definicjami zawartymi w Normie ISO 9000:
Misja – to cel istnienia organizacji
Wizja – to aspiracje wyrażone przez Najwyższe Kierownictwo dotyczące tego, czym organizacji chciałaby być.
Czym jest Kultura organizacyjna?
Kultura organizacyjna jest niewidzialnym aktywem firmy. Jest tym czego nie można powielić, tym czego nie można skopiować z innej organizacji, tym co mówi „prawdę” o naszej organizacji.
Kultura organizacyjna to ludzie którzy ją tworzą – a na jej czele stoją liderzy.
Kultura firmy obejmuje wspólne wartości, przekonania, normy i zachowania.
Ma ona ogromny wpływ na środowisko pracy i ogólną atmosferę w firmie. Wpływa na wiele obszarów m.in.: etykę, środowisko pracy, określa wzorce zachowania pracowników w różnych sytuacjach, daje wytyczne, które pomagają w podejmowaniu decyzji i rozwiązywaniu problemów.
Pozytywna i wspierająca kultura organizacyjna może znacznie zwiększyć zaangażowanie i motywację pracowników. Bo gdy pracownicy czują się częścią czegoś większego i identyfikują się z wartościami firmy, są bardziej skłonni do wkładania wysiłku w swoją pracę. Według badania przeprowadzonego przez Instytut Gallup’a, istnieje silny związek między jakością kultury organizacyjnej a poziomem zaangażowania pracowników. Firmy z silną kulturą organizacyjną odnotowują wyższy poziom satysfakcji pracowników oraz niższy wskaźnik rotacji.
Kultura oparta na otwartości sprzyja lepszemu przepływowi informacji, kreatywności i innowacyjności.
Kultura organizacyjna jest również kluczowym czynnikiem w przyciąganiu nowych talentów i utrzymywaniu obecnych pracowników. Firmy z silną kulturą są często postrzegane jako atrakcyjne miejsca pracy.
To właśnie argumenty, dla których zrozumienie kultury firmy ma kluczowe znaczenie dla skutecznego wdrożenia norm ISO.
Wdrożenie norm ISO wiąże się z przyjęciem systematycznych procesów i praktyk, które mogą mieć wpływ na różne aspekty organizacji.
Rozumiejąc istniejącą kulturę firmy, Najwyższe Kierownictwo może ocenić, w jaki sposób przeprowadzić projekt wdrożenia, na co zwrócić szczególną uwagę, jakie zespoły wykorzystać aby zmotywować zespół.
Rozumiejąc dominującą kulturę, organizacje możemy dostosować proces wdrażania ISO do wartości i oczekiwań pracowników.
Takie podejście sprzyja akceptacji pracowników, minimalizuje opór wobec zmian i zwiększa ogólne zaangażowanie zarówno w sam proces wdrożenia ale i utrzymywania systemu.
Jak w takim razie skutecznie wdrożyć System?
KROK 1 ZBIERZ INFORMACJE
Opisz, zbadaj, oceń dotychczasową kulturę organizacyjną - zaangażuj pracowników poprzez ankiety, grupy fokusowe i wywiady, aby uzyskać wgląd w istniejącą kulturę i zidentyfikować obszary zgodności i potencjalne wyzwania. Znajdziesz w ten sposób liderów „zmiany”. Osoby mogące być ambasadorami projektu.
KROK 2 ZADBAJ O KOMUNIKACJĘ
Wdrażając system zadbaj o transparentność i rzetelną komunikację na wszystkich poziomach organizacji. Podkreśl, w jaki sposób System Zarządzania wzmocni istniejącą kulturę, poprawi wydajność operacyjną i ostatecznie przyczyni się do sukcesu organizacji.
KROK 3 ZAANGAŻUJ PRACOWNIKÓW
Zaangażuj pracowników z różnych obszarów i poziomów organizacji. Stwórz zespoły reprezentujących różne perspektywy. Zachęcaj do otwartego dialogu, przekazywania informacji zwrotnych i współpracy w trakcie całego procesu wdrażania.
Dzięki takiemu podejściu do tematu zwiększysz szanse na to aby system żył i stał się siłą napędową sukcesu twojej organizacji. System to krwioobieg, który powinien tętnić w żyłach wszystkich pracowników. Jeśli tego zabraknie zostaną tylko procedury.
Autor: Agata Godula, Manager ds. Rozwoju Usług Certyfikacyjnych