Co to jest IATF 16949 i dlaczego jest ważny?
IATF 16949 to międzynarodowy standard zarządzania jakością, specyficzny dla przemysłu motoryzacyjnego. Powstał jako rozwinięcie normy ISO 9001 i późniejszego ISO/TS, a jego celem jest standaryzacja wymagań dotyczących systemów zarządzania jakością w branży motoryzacyjnej.
Cykl recertyfikacji i wyzwania związane z ważnością certyfikatu
Znaczna część firm jest w okresie drugiej (re)certyfikacji dla standardu IATF – jako skutek przejścia w okolicach 2017-2018 z ISO/TS na IATF. Okres ten skutkuje wymianą obecnego certyfikatu na nowy. Tu pojawia się temat wygaśnięcia aktualnego certyfikatu i posiadania nowego, nie tylko dla samej organizacji. Przede wszystkim jest to oczekiwanie klientów (OEM, Tier 1 do Tier n), ponieważ w ich systemach obecny certyfikat wygasa i włącza się „alarm”.
Wymagania „Rulsów” IATF dotyczące wydania certyfikatów w recertyfikacji
- Data wydania (początku ważności) certyfikatu jest datą decyzji certyfikacyjnej – oznacza to datę pierwszego dnia ważności certyfikatu (decyzja certyfikacyjna musi zostać podjęta max. do 120 dni od ostatniego dnia auditu recertyfikacyjnego), ale przed datą ostatniego dnia ważności obecnego certyfikatu.
- Rejestracja w bazie IATF: Informacja o recertyfikacji musi zostać wprowadzona do bazy IATF w ciągu 7 dni kalendarzowych od daty decyzji certyfikacyjnej, a sam certyfikat musi być „załadowany” w ciągu 20 dni od tej rejestracji i w wymaganym formacie.
Podsumowując, jednostka certyfikacyjna ma maksymalnie 27 dni na „załadowanie” do bazy IATF certyfikatu w wersji elektronicznej od decyzji certyfikacyjnej. Do tego należy doliczyć czas dystrybucji do oddziału w danym kraju i zapewne weryfikację zgodności przed wysłaniem do klienta.
Skutki terminowe
Ze względu na powyższe wymagania i terminy praktycznie żaden klient nie otrzyma nowego certyfikatu przed wygaśnięciem aktualnego. Warto więc, aby klienci i dostawcy byli świadomi, że proces ten może trwać do 27 dni. Aby uniknąć niepotrzebnego stresu i chaosu komunikacyjnego, warto korzystać z oficjalnego portalu IATF (iatf-customerportal.org), gdzie można zweryfikować aktualność certyfikatu. Jeśli nowy certyfikat jest już zarejestrowany, ale jeszcze nie dostarczony, można to sprawdzić online.
To bardzo ważna informacja!
W pierwszej kolejności wpisując numer certyfikatu IATF – obecny, można zweryfikować jego ważność, a gdy pojawia się nowy (rejestracja decyzji do 7 dni od daty jej podjęcia) to jest też to widoczne w postaci informacji, iż poprzedni numer został zastąpiony nowym.
Wskazówki dla Klientów i Dostawców
Zrozumienie procesu: Klienci i dostawcy powinni zdawać sobie sprawę, że nie zawsze jest możliwe dostarczenie nowego certyfikatu natychmiast po wygaśnięciu obecnego. Ważne jest, aby dać swoim dostawcom czas na dopełnienie formalności.
Akceptacja potwierdzeń online: W okresie przejściowym warto akceptować potwierdzenia z portalu IATF jako dowód, że dostawca jest wciąż certyfikowany.
Komunikacja: Przekazanie powyższych informacji w grupach branżowych i wśród partnerów biznesowych może pomóc w zredukowaniu niepotrzebnego stresu oraz eliminacji zbędnej korespondencji.
Apel o minimalizację stresu
Dajcie proszę czas (około miesiąca) od daty wygaśnięcia aktualnego certyfikatu na to, aby wasi dostawcy dostarczyli wam nowe certyfikaty.
W między czasie akceptujcie potwierdzania ze strony przywołanej powyżej jako wiarygodny dowód, iż wasi dostawcy są wciąż certyfikowani według wymagań IATF.
Wymaganie od swoich dostawców w dniu końca ważności certyfikatu, przed jego upływem lub zaraz po upływie ważności nie doprowadzi do tego, iż te certyfikaty otrzymacie („Rulsy” jasno to opisują), a spowoduje niepotrzebny stres, wymianę maili między Wami a waszymi dostawcami, między waszymi dostawcami a jednostkami certyfikacyjnymi.
Przekażcie tą informację wszystkim zainteresowanym. Eliminacja choćby jednego marnotrawstwa w postaci wysyłanych maili pomiędzy zainteresowanymi stronami i redukcji nie potrzebnego stresu, którego jest w około nas i tak wystarczająco będzie wielkim sukcesem. Dziękuję Wam bardzo!
Autor: Maciej Miłosek, Auditor/Opiekun merytoryczny standardu IATF