Mô tả Quy trình chứng nhận

Bộ phận chức năng của TUV NORD Việt Nam sẽ xem xét ngay các yêu cầu của tổ chức để chuẩn bị cho công tác chứng nhận. Các yêu cầu chứng nhận (phạm vi, thời gian, địa điểm…) sẽ được thống nhất trong thỏa thuận chứng nhận.
 

TUV NORD Việt Nam sẽ thực hiện xem xét tài liệu nhằm xác định mức độ đầy đủ và phù hợp của hệ thống tài liệu của tổ chức so với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO.

Đánh giá tại chỗ hoặc ngoài địa điểm về sự sẵn sàng để đánh giá chứng nhận cho hệ thống quản lý của công ty và lập kế hoạch đánh giá giai đoạn 2. Việc này bao gồm việc xem xét tài liệu hệ thống quản lý.
Mục đích của giai đoạn đánh giá 1 là:
a) đánh giá tài liệu hệ thống quản lý của khách hàng,
b) để đánh giá địa điểm và các điều kiện cụ thể theo vị trí của khách hàng và trao đổi về các khía cạnh khác nhau với nhân viên công ty để xác định sự sẵn sàng cho đánh giá giai đoạn 2,
c) để đánh giá tình trạng của khách hàng và cũng để đánh giá sự hiểu biết của khách hàng về tiêu chuẩn, đặc biệt liên quan đến việc xác định các điểm chính phải hoàn thành và các khía cạnh, quy trình, mục tiêu và hoạt động quan trọng khác trong hệ thống quản lý,
d) để thu thập thông tin cần thiết liên quan đến phạm vi của hệ thống quản lý, quy trình và địa điểm của khách hàng, cũng như các quy định pháp lý liên quan đến các cơ quan chức năng và thiết lập những quy định; (ví dụ liên quan đến chất lượng, môi trường và pháp lý của các hoạt động của khách hàng, rủi ro liên quan, v.v.),
e) để đánh giá các tài nguyên cần được phân bổ cho đánh giá giai đoạn 2 và trao đổi, thống nhất các chi tiết chương trình đánh giá giai đoạn 2 với khách hàng,
f) để xem xét việc đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo có được lên kế hoạch và thực hiện không và đảm bảo rằng  hệ thống quản lý của khách hàng đã sẵn sàng cho giai đoạn đánh giá 2.
Khoảng thời gian giữa hai giai đoạn đánh giá không quá 3 tháng.

Khi kết thúc đánh giá giai đoạn 1, việc xây dựng chính xác phạm vi đánh giá phải được thiết lập theo thỏa thuận với khách hàng không muộn hơn bốn tuần trước giai đoạn đánh giá 2
 

Đánh giá tại doanh nghiệp về việc thành lập, thực hiện và hiệu quả của một hệ thống quản lý liên quan đến việc cấp chứng chỉ.
Đánh giá giai đoạn 2 bắt đầu với một cuộc họp khai mạc.
Nhiệm vụ của đoàn đánh giá là xem xét vấn đề thực tế của hệ thống quản lý của doanh nghiệp và khẳng định hệ thống đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn. Đoàn đánh giá các câu hỏi đặt ra cho nhân viên, xem các tài liệu, hồ sơ, các đơn đặt hàng, các hướng dẫn khác và đánh giá tại các khu vực liên quan trong phạm vi hệ thống quản lý. 
Đánh giá giai đoạn 2 sẽ kết thúc băng  cuộc họp tổng kết đánh giá. 
 

Ngay sau khi cuộc đánh giá chính thức kết thúc, đoàn đánh giá sẽ gửi báo cáo đánh giá yêu cầu tổ chức chứng nhận cấp chứng chỉ phù hợp ISO cho tổ chức và chứng nhận sẽ được hội đồng công nhận quốc tế công nhận.
Tổ chức công nhận cho hoạt động đánh giá chứng nhận hệ thống của công ty TUV NORD Việt Nam là  Văn phòng công nhận chất lượng Việt Nam - BoA (http://www.boa.gov.vn)
Tổ chức công nhận cho hoạt động đánh giá chứng nhận hệ thống của tập đoàn TUV NORD Cert GmbH là Công nhận Đức - DAkkS (http://www.dakks.de). 

Theo quy định của tổ chức công nhận quốc tế, giấy chứng nhận có hiệu lực trong 03 năm và được duy trì bởi các cuộc đánh giá giám sát do tổ chức chứng nhận thực hiện định kỳ hàng năm theo quy định. Việc đánh giá giám sát, được tiến hành nhằm thẩm tra hệ thống quản lý của tổ chức tiếp tục được vận hành có hiệu lực hay không, bao gồm giám sát các thay đổi của hệ thống và việc thực hiện. Đồng thời, các chuyên gia đánh giá cũng đưa ra những khuyến nghị giúp tổ chức cải tiến hệ thống.
Trong trường hợp tổ chức không phối hợp được với TUV NORD Việt Nam để tổ chức đánh giá giám sát định kỳ quá thời hạn quy định, hiệu lực của chứng chỉ sẽ bị đình chỉ (tạm thời). Hiệu lực của chứng chỉ sẽ được phục hồi nếu cuộc đánh giá gám sát được thực hiện trong thời gian cho phép của TUV NORD Việt Nam.

Tùy theo yêu cầu của khách hàng, thực tế của hệ thống quản lý, khách hàng sẽ kết hợp với TUV Nord Việt Nam thống nhất tổ chức cuộc đánh giá thu hẹp hoặc mở rộng phạm vi chứng nhận.
Đánh giá mở rộng/ thu hẹp phạm vi chứng nhận xảy ra khi:
- Hoạt động của tổ chức mở rộng/ thu hẹp theo thông báo của tổ chức tới TUV NORD Việt Nam
- TUV NORD Việt Nam xác nhận hoạt động của tổ chức trong quá trình đánh giá đã mở rộng/ thu hẹp so với phạm vi đã chứng nhận.
- Theo yêu cầu của khách hàng về mở rộng/ thu hẹp phạm vi chứng nhận.
Thời điểm đánh giá mở rộng/ thu hẹp phạm vi chứng nhận được tiến hành vào bất kỳ thời điểm nào theo yêu cầu nhưng khuyến nghị nên thực hiện vào thời điểm đánh giá giám sát định kỳ.
Chứng chỉ sẽ được in và cấp mới theo phạm vi chứng nhận mới.Tuy nhiên giá trị của chứng chỉ vẫn duy trì.
 

Sau 03 năm kể từ ngày cấp chứng nhận lần đầu, TUV NORD Việt Nam sẽ tiến hành đánh giá tái chứng nhận. Thủ tục và phương pháp đánh giá được thực hiện như đánh giá chứng nhận lần đầu. Chứng chỉ có hiệu lực cho 03 năm tiếp theo. Định kỳ hàng năm, hệ thống được đánh giá duy trì bằng cuộc đánh giá giám sát. Chu trình này sẽ được lập lại cho 03 năm tiếp theo.
 

Qui trình đánh giá này được áp dụng cho tất cả các tổ chức không phân biệt loại hình tổ chức, loại hình sản phẩm, dịch vụ, quy mô và phạm vi địa lý.
 

Hiệu lực của chứng chỉ bị đình chỉ hoặc thu hồi trong các trường hợp sau:
• hệ thống quản lý được chứng nhận, bao gồm cả yêu cầu liên quan đến tính hiệu quả của hệ thống quản lý không đáp ứng đáng kể các yêu cầu chứng nhận, ví dụ: thay đổi phạm vi
• khách hàng được chứng nhận không tiến hành đánh giá giám sát định kỳ hoặc tái chứng nhận trong thời gian theo quy định,
• khách hàng được chứng nhận mất khả năng thanh toán hoặc không thanh toán được các khoản nợ phải trả,
• yêu cầu tự nguyện của khách hàng về việc đình chỉ/ thu hồi chứng chỉ,
• khách hàng chứng nhận không đáp ứng được thời hạn hoàn thiện hồ sơ khắc phục các điểm không phù hợp
Hiệu lực của chứng chỉ có thể được phục hồi với sự xác nhận của TUV NORD Việt Nam bằng 01 cuộc đánh giá đặc biệt tại hiện trường hoặc cuộc đánh giá chứng nhận mới.
Trong trường hợp chứng chỉ bị đình chỉ hoặc thu hồi, tổ chức được chứng nhận phải dừng tất cả các hoạt động quảng bá sử dụng hình ảnh và dấu chứng nhận.

Trong thời hạn hiệu lực của chứng chỉ, TUV NORD Việt Nam có thể tiến hành cuộc đánh giá mở rộng, thu hẹp phạm vi chứng nhận. Trường hợp hệ thống quản lý của khách hàng không đáp ứng yêu cầu liên quan công ty TUV NORD Việt Nam giữ quyền ra quyết định về việc tạm dừng, thu hồi hiệu lực của chứng chỉ.
Công ty TUV NORD Việt Nam có thể điều chỉnh hoặc thay đổi quy trình đánh giá chứng nhận nhằm phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn ISO/IEC 17021-1:2015 và/ hoặc theo yêu cầu của bên thứ 3. Các sự thay đổi này được cung cấp trên website hoặc cung cấp theo yêu cầu.
Các công ty được công ty TUV NORD Việt Nam chứng nhận, trong thời gian có hiệu lực của chứng chỉ, cần phải tuân thủ đúng việc sử dụng dấu chứng nhận. Trong trường hợp tổ chức có sự thay đổi lớn về hệ thống quản lý chất lượng, tổ chức cần phải thông báo bằng văn bản cho công ty TUV NORD Việt Nam.
Công ty TUV NORD Việt Nam luôn giữ quyền quyết định cuối cùng trong việc cấp chứng nhận, cấp lại, mở rộng, thu hẹp, tạm đình chỉ hoặc thu hồi giấy chứng nhận. Các thông tin liên quan này được công bố công khai trên website này.